برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای داشتن بهره‌وری در سال جدید-بخش دوم
نوشتن برنامه روزانه تضمین موفقیت سالیانه
افراد موفق در هر رشته لزوماً قوی‌ترین، سریع‌ترین، بهترین و باهوش‌ترین آنان نیستند، بلکه پایدارترین افرادند. پایداری نسبت به هدف و تعقیب بی‌وقفه آن، رمز موفقیت است. اشتباهات، جزئی از زندگی هستند. اگر اشتباه نمی‌کردید هیچ‌وقت یاد نمی‌گرفتید. اگر یاد نمی‌گرفتید هیچ‌وقت رشد نمی‌کردید. مهم عدم تکرار یک اشتباه است!
حالا فرصت سال جدید پیش‌روی شماست. در این فرصت جدید می‌توانید با برنامه‌ریزی و هدف قدر لحظات پیش رویتان را بدانید و با درس‌گرفتن از اشتباهات گذشته، موفقیت آینده‌تان را رقم بزنید. زندگی مانند دوچرخه است؛ باید برای حفظ تعادل زندگی همیشه در حرکت باشی.
برنامه روزانه بنویسید
قبل از خواب کارهای فردا را بنویسید تا سریع‌تر بخوابید! در یک دنیای سریع، بسیاری از مردم به‌سختی می‌خوابند، زیرا بسیاری از مسائل در مورد کار و زندگی هنگام خواب از ذهنشان عبور می‌کند. باتوجه‌به یک مطالعه جدید، بسیاری از این مسائل، نگرانی‌هایی در مورد کارهایی هستند که هنوز انجام نشده‌اند.
حسین دهداری، مشاور و برنامهریز توضیح می‌دهد: «اکثر افراد فکر می‌کنند نوشتن لیستی از کارهایی که می‌خواهند روز بعد یا روزهای آتی انجام دهند با فکر کردن به کارهایی که در طول روز انجام داده‌اند، تفاوتی ندارد و هر دوی این کارها آنها را بی‌خواب می‌کند، اما محققان بر این باورند که این تنها عمل نوشتن است که همه تفاوت‌ها را ایجاد می‌کند. بدون نوشتن، افکار نگران‌کننده و استرس در ذهن نگهداری می‌شوند، درحالی‌که عمل نوشتن بر روی کاغذ، ذهن را به‌اندازه کافی آزاد می‌کند تا قادر شود زودتر به خواب رود.»
وی ادامه می‌دهد: «محققان دریافتند که نوشتن احساسات باعث کاهش استرس و نگرانی می‌شود و اجازه می‌دهد تا مغز بدون نیاز به کار سخت، عملکرد خوبی داشته باشد. به طور خاص، شرکت‌کنندگانی که احساسات خود را نوشتند، به همان اندازه دقیق و کارآمدتر عمل کردند.
چیزی در مورد عمل نوشتن بر روی کاغذ وجود دارد که به نظر می‌رسد کمی مغز را تخلیه کرده یا به ما کمک کند تا دکمه توقف روی آن را فشار دهیم.»
این مشاور و برنامهریز درباره نتایج موفق برنامه‌نویسی روزانه این نوید را می‌دهد: «کسانی که شب‌ها در به خواب رفتن مشکل دارند، نوشتن فهرست کارهایی که باید روز بعد انجام دهند، قبل از رفتن به رختخواب به آنها کمک می‌کند که ۹ دقیقه سریع‌تر به خواب بروند.»
فواید نوشتن برنامه روزانه
قبل از شروع مطالعه در ابتدای هر روز کارهایی را که می‌خواهید در طول روز انجام بدهید، یادداشت کنید. از جمله فواید نوشتن برنامه‌های روزانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ایجاد نظم:
تنظیم یک لیست وظایف به شما کمک خواهد کرد که برای انجام کارها برنامه‌ریزی کنید، با نوشتن وظایف شما قادر هستید به ذهن‌تان نظم بدهید و کارها را به اجزای کوچک تبدیل کنید و آنها را سازماندهی کنید، سپس به انجام آنها بپردازید.
اولویت‌بندی:
با تنظیم لیست وظایف شما تمامی کارهایتان را پیش‌رو دارید و می‌توانید انجام آنها را اولویت‌بندی کنید و این یک تمرین مؤثر در انجام کارها و مدیریت وظایف است.
مسئولیت‌پذیری:
عمل نوشتن باعث در ذهن ماندن می‌شود و این به‌خودی خود باعث می‌شود شما را نسبت به آنچه که نوشته‌اید، مسئولیت‌پذیر کند و این یعنی احساس مسئولیت به خود.
مدیریت زمان:
نوشتن وظایف به شما در مدیریت زمان کمک می‌کند و شما می‌توانید با برنامه‌ریزی در انجام کارهایتان زمان‌های زیادی را ذخیره کنید.
حس خوب:
این مورد را جدی بگیرید! نوشتن لیست وظایف و انجام آنها به شما انرژی می‌دهد و شما را سرحال نگه می‌دارد؛ اگر به لیست عمل نکنید، شما بابت سهل‌انگاری به خودتان نمره منفی می‌دهید و در تلاش برای جبران بر می‌آیید.
جلوگیری از استرس:
یکی دیگر از فواید تنظیم لیست کارهای روزانه جلوگیری از ایجاد استرس است، وقتی شما لیست کارهایتان را داشته باشید و طبق برنامه‌ریزی انجام شده جلو بروید و انرژی‌های انجام کارها را جذب کنید، مطمئن باشید جایی برای ورود استرس باقی نگذاشته‌اید، چون شما مدیریت وظایف داشته‌اید.
دلایل اهمال‌کاری در کارها
با پر کردن لحظات موجود از کارهای جزئی می‌توانیم از انجام کارهایی که می‌دانیم مهم اما خیلی بزرگ هستند، فرار کنیم. برای مثال، فردی که مدیر یک بخش است، باید یک گزارش فصل آماده کند. او به کاری که در پیش دارد، نگاه می‌کند و می‌گوید: «اگر این کار جدید را آغاز کنم، مجبور می‌شوم کارم را زودبه‌زود قطع کنم.» بنابراین خود را قانع می‌کند و گزارش را روز دیگری آماده می‌کند تا مطمئن باشد مزاحمتی در کار وجود نخواهد داشت و بقیه روز خود را به نوشتن یادداشت‌های بی‌معنی، پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، گپ زدن با همکاران و نوشتن نامه‌های روزمره مشغول می‌شود. او خسته - اما خرسند و راضی- به خانه می‌رود. او امروز کارهای زیادی انجام داده است! درحالی‌که مهلت ارائه گزارش به پایان خود نزدیک می‌شود، او که در یک برنامه آموزشی کار می‌کند، اوقات شب و تعطیلات آخر هفته را به نوشتن گزارش اختصاص می‌دهد و شکایت می‌کند که کارهای زیادی بر سر او ریخته است. حتی در این حالت نیز ارسال گزارش با تأخیر یک‌هفته‌ای انجام می‌شود.
مهیار رسولی، مشاور کسب‌وکار توضیح می‌دهد: «بهانه‌تراشی یکی از بزرگ‌ترین موارد اهمال‌کاری و تأخیر در کار است: اگر وقت بیشتری داشتم، کار را بهتر انجام می‌دادم. تهی‌تر از این بهانه وجود ندارد. وقت محدود است، کار محدودیت ندارد؛ بنابراین همیشه باید گزینه ما این باشد که برای انجام کارهایی که اولویت بیشتری دارند، وقت کافی اختصاص دهیم. «می‌بینی چقدر سخت در تلاش هستم؟!» شعار جنگی شخص تنبل است. معنی واقعی آن چنین است: کاری را که انجام داده‌ام، کوچک نبین. فلانی که پر کار به نظر می‌رسید، حاصل کارش فقط یک گزارش ناقص بود که آن را با یک هفته تأخیر به رئیس خود داد. دانش‌آموز مضطرب از آموزگار خواهش می‌کند مهلت او را بیشتر کند و ما باید برای این قربانیان بخت‌برگشته شرایط، احساس دلسوزی کنیم!
واگذار کردن کار به دیگری، مسلماً اشکالی ندارد؛ اما راه‌های آسان‌تر، سریع‌تر و مستقیم‌تر این است که نزد شخص دیگری از زیادی کار ننالیم. این رفتار خودخواهانه، وقت همه را تلف می‌کند.»
این مشاور کسب‌وکار در ادامه می‌افزاید: «تصویر ضعیفی که از خود داریم، همراه با ترس ناشی از شکست یا موفقیت، علل دیگری برای اهمال‌کاری و تنبلی هستند. با تراشیدن بهانه برای انجام ندادن کار، از اضطراب و درد شکست دوری می‌گزینید. همزمان ممکن است از موفقیت و هر مشکلی که ممکن است با آن همراه باشد، اجتناب کنید. شما می‌توانید همچنان همان تنبل قبلی باشید و با همه بیچارگی‌ها، بدشانسی‌ها و نومیدی‌هایی که در گذشته داشته‌اید، سر کنید. همه اینها را به یکی از بزرگ‌ترین علل تنبلی و انجام ندادن کارها بیفزایید!»
وی در تکمیل صحبت‌هایش به افرادی که در اصطلاح از زیر کار در میروند، تلنگر می‌زند: «شما درحالی‌که خسته، انتقادگر، بی‌تصمیم و بدون دستاورد هستید، زندگی خود را می‌گذرانید و بهترین بخش آن این است که به‌خاطر ناکامی‌های خود، همه‌کس و همه چیز را سرزنش می‌کنید؛ جز خودتان. راه آسان را درپیش‌گرفتن نیاز به تغییر را از بین می‌برد و اهمال‌کاری به قوت خود باقی می‌ماند.»
شکست سندرم من نمی‌توانم!
داستانی وجود دارد در مورد اینکه چگونه فیل‌های کوچک را در هند تربیت می‌کنند. فیل کوچک به درختی بسته می‌شود. سعی می‌کند خودش را رها کند، ولی ازآنجاکه به‌اندازه کافی قوی نیست نمی‌تواند طناب را شُل کند. پس از چندین بار سعی‌کردن و نتوانستن، فیل شرایط را می‌پذیرد.
بعدها که فیل به اندازه کافی بزرگ و قدرتمند شد نیز سعی نمیکند خودش را رها کند، اگرچه به‌آسانی می‌تواند طناب را پاره کند. فیل آموخته است که هرگز به‌تنهائی نمی‌تواند خود را آزاد کند، بنابراین هرگز سعی نمیکند؛ چرا که فکر می‌کند آزادی غیرممکن است. درحالی‌که برخی افراد با سرعت هرچه تمام‌تر از پله‌های موفقیت بالا میروند، افرادی هم هستند که به این باور رسیده‌اند هر چقدر هم تلاش کنند باز هم بی‌فایده است و قرار نیست زندگی روی خوش خودش را به آنها نشان دهد.
چرا گروه دوم چنین طرز فکری دارند و ریشه اصلی مشکل آنها کجا است؟
آیا راهکاری برای حل چنین نگرشی به زندگی وجود دارد؟
فاطمه جلالی یک روانشناس برایمان درباره سندرم درماندگی می‌گوید: «شاید شما هم با افرادی برخورد کرده باشید که دست از تلاش برای پیروزی در زندگی کشیده‌اند، انگیزه‌های خود را از دست داده و در عمل دست روی دست گذاشته‌اند تا جریان زندگی آنها را با خودش به هر سمتی ببرد.
در چنین شرایطی عموماً کنترل زندگی از دست فرد خارج می‌شود و تلاشی هم برای بیرون کشیدن خود از این وضعیت انجام نمی‌دهد. معمولاً این افراد درمانده‌اند و دیگر رمقی برای تلاش کردن ندارند و ظاهراً به‌نوعی یاس فلسفی خاص در زندگی رسیده‌اند.» از این روانشناس سؤال می‌کنم: «آیا باید بپذیریم این افراد دچار افسردگی‌های حاد هستند و با مصرف دارو و مراجعه به روانپزشک باید مسئله خود را به‌صورت جدی حل کنند؟» وی پاسخ می‌دهد: «فردی که تصور می‌کند قدرت تغییر سرنوشت خودش را ندارد، در مقابل جریان‌های مثبت و منفی زندگی منفعل عمل می‌کند، درمانده و ناتوان خود را محکوم به پذیرش شرایط موجود می‌داند و در نهایت تلاشی برای تغییر شرایط نمیکند. این افراد در اصل از فقدان عزت‌نفس رنج می‌برند؛ گوهری درونی که اگر بمیرد می‌تواند کل زندگی فرد را تحت‌الشعاع قرار دهد.»
این روانشناس متذکر می‌شود: «در برخی از موقعیت‌های دردآور و دشوار که فرد احساس می‌کند هیچ راه خلاصی از آن نیست، گمانی در خاطرات وی درست می‌شود که هیچ راه خلاصی نیست و این را به تمام موقعیت‌های زندگی تعمیم می‌دهد. در شرایط درماندگی آموخته شده فرد هیچ تلاشی از خود نشان نمی‌دهد. او با خود می‌گوید: تلاش‌های قبلی من ناکام بود؛ بنابراین تلاش‌های بعدی من هم ناکام خواهد بود!»
چند قانون کلی برای زندگی
قانون یکم:
به شما جسمی داده شده. چه جسمتان را دوست داشته یا از آن متنفر باشید. باید بدانید که در طول زندگی در دنیای خاکی با شماست.
قانون دوم:
در مدرسه‌ای غیررسمی و تمام‌وقت نام‌نویسی کرده‌اید که زندگی نام دارد.
قانون سوم:
اشتباه وجود ندارد، تنها درس است.
قانون چهارم:
درس آن‌قدر تکرار می‌شود تا آموخته شود.
قانون پنجم:
آموختن پایان ندارد.
قانون ششم:
قضاوت نکنید، غیبت نکنید، ادعا نکنید، سرزنش نکنید، تحقیر و مسخره نکنید وگرنه سرتان می‌آید.
قانون هفتم:
دیگران فقط آینه شما هستند.
قانون هشتم:
انتخاب چگونه زندگی کردن با شماست. همه ابزارها و منابع مورد نیاز را در اختیار دارید.
قانون نهم:
جواب‌هایتان در وجود خودتان است. تنها کاری که باید بکنید این است که نگاه کنید، گوش بدهید و اعتماد کنید.
قانون دهم:
خیرخواه همه باشید تا به شما نیز خیر برسد. به هیچ دسته‌کلیدی اعتماد نكنید، بلكه کلیدسازی را فرابگیرید.