در این نشست محمدرضا داورزنی معاون قهرمانی وزارت ورزش، نصرالله سجادی سرپرست کاروان ایران در بازی‌های آسیایی، شاهرخ شهنازی دبیرکل کمیته ملی المپیک و فریبا محمدیان معاون بانوان وزارت ورزش حضور داشتند. برخی روسای فدراسیون‌ها نظیر پولادگر، قارداشی، شعبانی بهار، کیهانی خودشان در این نشست شرکت کرده بودند اما برخی فدراسیون‌ها دبیرها، مدیر تیم‌های ملی یا دیگر نمایندگان خود را فرستاده بودند.
رضا صالحی‌امیری رئیس‌کمیته ملی المپیک در حاشیه نشست کادر سرپرستی بازی‌های آسیایی جاکارتا با تیم‌های اعزامی به این رویداد، بیان‌ کرد: در این جلسه برای سرپرستان و مربیان مجموعه اقداماتی که باید در صحنه شکل بگیرد و تمام اقداماتی که از ابتدا تا بازگشت تیم‌ها به ایران انجام شده و انجام می‌شود را همکارانم در کادر سرپرستی تدوین کرده‌اند و در قالب کتابچه چاپ کرده‌اند که به تیم‌ها داده می‌شود.
رئیس‌ کمیته ملی المپیک ادامه‌ داد: من چند نکته اساسی را بیان‌ کردم اول اینکه تیم‌ها بازی جوانمردانه را دنبال کنند. مقام معظم رهبری پس از بازی با اسپانیا از بازی جوانمردانه تقدیر کردند که پیام مهمی بود. در دیدار با دولت هم تاکید کردند آنچه که دل مردم را شاد می‌کند بازی جوانمردانه است. از این رو ما هم می‌گوییم که ورزشکاران ما باید به بازی‌های جوانمردانه فکر کنند. نکته دوم این است که قهرمانان ما علاوه‌بر مسئولیتی که برای کسب نتیجه‌ دارند، یک سفیر و دیپلمات فرهنگی هستند و معیارهای اخلاقی و فضیلتی که آنها از خود نشان می‌دهد ارزشش برای ما از مدال بیشتر است.وی ادامه‌ داد: نکته سوم پرهیز از حاشیه‌ها است و باید فضایی را ایجاد کنیم که تیم‌ها با ثبات و آرامش کار خود را انجام دهند و استرس به کاروان وارد نشود، چرا که گاهی حاشیه‌ها از متن پر رنگ‌تر می‌شود و باید کاری کنیم که تیم‌ها جز دغدغه‌ بازی و نتیجه‌ نداشته باشند.
صالحی امیری همچنین گفت‌: نظام آنچه را که در توان بوده است را انجام داده است، فدراسیون‌ها، کمیته ملی المپیک، وزارت ورزش و جوانان آنچه که در توان داشتند را به کار گرفتند. اما باید به مردم بگویم که رقبای جدی ظهور کرده‌اند. خود اندونزی از مدعیان است و حتی من در دیدار با شیخ احمد عنوان کردم که چرا باید امتیازهایی به میزبان داده شود و آن هم گفت‌ شما میزبانی بگیرید به ایران هم امتیاز می‌دهیم. ازبکستان، قزاقستان، هند، تایلند و مالزی رقبای ما هستند و آن چیزی که ما می‌توانیم قول دهیم این است که تمام ظرفیت‌های ممکن را به کار گرفته‌ایم و قطعا نتیجه‌ می‌گیریم. اما از هر گونه وعده غیر امکان پرهیز می‌کنیم.
رئیس‌کمیته ملی المپیک با ‌اشاره به تعاملی که با وزارت ورزش و جوانان دارد، بیان‌ کرد: ما سعی کردیم شرایط خوبی را برای تیم‌ها مهیا کنیم. 70 درصد از بودجه آنها را پرداخت کرده‌ایم که وظیفه بود و در زمان اعزام تیم‌ها تمام ملاحظات را لحاظ کردیم. مجموعه وزارت ورزش و جوانان و کمیته ملی المپیک یک رویکرد را پیش رو گرفته‌اند تا در صحنه آن گونه که شایسته است بدرخشیم. البته مطالبات فدراسیون‌ها فراتر است اما ظرفیت ما محدود است. ما برای اعزام 15میلیارد تومان در نظر گرفته ایم که آن را تامین کرده‌ایم. پاداش‌های پای سکو را هم تامین کرده‌ایم. رابطه نزدیکی هم با فدراسیون‌ها داریم و گوش شنوا داریم، اما بابت تمامی کاستی‌ها عذرخواهی می‌کنیم چرا که منابع محدود است و باید در چارچوب همین منابع محدود کار را مدیریت کنیم.
او درمورد بسته شدن لیست کاروان نیز، گفت‌: در چند مرحله ثبت‌نام کاروان را انجام دادیم. به‌ هر حال میزبان هم آمارهای قطعی می‌خواهد. از این رو لیست بسته شده است و اگر نیازی به تغییر وجود داشته باشد باید مذاکره کنیم. آقای سجادی، سرپرست کاروان هم دهم مرداد ماه راهی اندونزی می‌شود تا مقدمات کار برای تحویل ساختمان ورزشکاران در دهکده ورزشکاران را بر عهده بگیرد و اگر مشکلی نیز وجود داشته باشد تلاش می‌کند تا در همان صحنه مسئله را مرتفع کند.صالحی امیری در پاسخ به این پرسش که پیش‌بینی از نتیجه‌ ایران در بازی‌های آسیایی دارد یا خیر؟ گفت‌: ما همه ظرفیت‌های لازم را برای کسب بهترین جایگاه به کار گرفته‌ایم و کاروان ما بزرگ است. از این رو مدال‌ها بهتر خواهند شد، اما وعده‌ای که نتوانیم عمل کنیم نمی‌دهیم،‌ بلکه این وعده را به مردم می‌دهیم که ورزشکاران تمام تلاش خود را برای کسب نتیجه به کار گیرند.