نشست هماهنگی کاروان اعزامی ایران به چهارمین دوره بازیهای همبستگی کشورهای اسلامی  با حضور کیومرث هاشمی رئیس،شاهرخ شهنازی دبیر کل کمیته ملی المپیک،  محمدرضا داورزنی و  عبدالحمید احمدی معاونین وزارت ورزش، شریعتی نماینده وزارت امور خارجه، تعدادی از مدیران کمیته ملی المپیک و وزارت ورزش  و نمایندگانی از نهادهای نظارتی و مرتبط برگزار شد.در ابتدای این نشست کیومرث هاشمی رئیس کمیته ملی المپیک ضمن خیرمقدم به حاضرین اظهار داشت: خوشبختانه بعد از جلسات فراوان و بررسی‌های بعمل آمده توسط ستاد عالی، ثبت نام کلیه اعضای کاروان اعم از ورزشکار، کادر فنی، سرپرست، مسئول، کادر پزشکی، سرپرستی و خبری انجام شد تا نماینده کادر سرپرستی در نشستی که اواخر هفته در باکو برگزار می‌شود ترکیب کاروان را نهایی نماید.
وی ادامه داد: با کمک سفیر محترم ایران در آذربایجان هماهنگی‌های لازم با دو خط هوایی برای ارائه بلیط و اعزام اعضای کاروان ایران صورت پذیرفت تا نفرات اعزامی بدون دغدغه و در فرصتی مناسب که با صلاحدید کادر فنی تیمها صورت می‌گیرد به باکو اعزام شوند. رئیس کمیته ملی المپیک در خصوص انتخاب پرچمدار و ترکیب کاروان ایران در مراسم رژه نیز گفت: بعد از دریافت بلیط و تهیه برنامه پروازی تیم‌ها از بین قهرمانان حاضر در روز افتتاحیه،یک نفر را که البته اولویت با بانوان محجبه کاروان است جهت پرچمداری و از بین نفرات حاضر در دهکده نیز ورزشکاران و کادرهایی که حضورشان در رژه مشکلی برای مسابقاتشان پیش نمی‌آورد ( بصورت داوطلبی) انتخاب خواهیم کرد.