این نشست که با حضور کیومرث هاشمی رئیس کمیته ملی المپیک، محمدرضا داورزنی معاون قهرمانی وزارت ورزش و جوانان، عبدالحمید احمدی معاون فرهنگی وزارت ورزش و جوانان، جواد جهانگیرزاده سفیر ایران در باکو و جمعی از مدیران کمیته ملی المپیک و نماینده وزارت امورخارجه  و دستگاههای مرتبط برگزار شد، در ابتدا هاشمی ضمن ارائه گزارشی در خصوص تعداد نفرات و رشته‌های اعزامی به این بازی‌ها اظهار داشت: با توجه به اهمیت این رقابت‌ها تلاش ما بر این است تا کاروانی منسجم راهی این دوره از بازی‌های کشورهای اسلامی کرده و تاکنون مقدمات لازم جهت اعزام و اسکان کاروان اعزامی انجام شده است. وی ادامه داد: همچون دیگر اعزام‌های برون مرزی بدون تردید سفارت ما در کشور میزبان می‌تواند در مدت زمان حضور کاروان ورزشی کشورمان در محل برگزاری رقابت‌ها کمک بسزایی به ما داشته باشد و هدف از برگزاری این نشست بهره‌مندی از پتانسیل و توانمندی سفارت کشورمان در آذربایجان جهت ایجاد شرایطی مطلوب برای ورزشکاران کشورمان می‌باشد.