برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای داشتن بهره‌وری در سال جدید

برنامه مستمر تلاش مداوم و موفقیت روز‌افزون  - بخش پایانی

کد خبر: ۲۸۶۰۷۰

تاریخ: ۲۴ فروردين ۱۴۰۳ - ۲۲:۰۳

تارا وحیدی
انتخابات کوچک شما به فعالیت‌هایتان تبدیل می‌شود. فعالیت‌های شما به عادت‌ها و عادت‎‌های شما مسیر زندگی‌تان را می‌سازند. یک رژیم سخت غذایی، یک برنامه شدید ورزشی، یا تغییر و اصلاح ناگهانی خود و دیگران، هر یک از این کارها شاید برای مدت کوتاهی انجام‌پذیر باشد، اما یقیناً همیشگی نخواهد بود. تغییرات واقعی زندگی همیشه با تصمیمات کوچک و دقیق شروع شده و با حوصله و اندیشه به‌تدریج به دگرگونی بزرگی تبدیل می‌شوند. اگر واقعاً تصمیم به تغییری گرفته‌اید، باید با شکیبایی بیشتر و بدون عملکردی عجولانه، این تغییر را به‌تدریج و مرحله‌به‌مرحله به انجام برسانید.
نحوه گذراندن ساعات استراحت، شاخص پیشرفت شخصی شماست. اگر می‌خواهی به تو بگویم که یک جوان در زندگی چقدر پیشرفت خواهد کرد؟ به من بگو عصر و غروبش را به چه می‌گذراند؟ اکثر مردم فکر می‌کنند که پیشرفت جوانان به این بستگی دارد که ساعات کار خود را چگونه می‌گذرانند؟ اما نحوه گذران ساعات بیکاری، شاخص بهتری است. ساعت استراحت، باید برای چیزی فراتر از بیکاری صرف شود. برای رشد کردن و آماده‌ شدن برای پذیرش مسئولیت‌های بزرگ‌تر، جوانانی که منتظر می‌مانند تا مسئولیت بزرگ‌تر به سراغشان بیاید و سپس برای آن آماده شوند، در بهترین حالت، فقط شغل خود را حفظ می‌کنند.
تنظیم اهداف از آخر
اگر هدف شما‏ در پنج سال آینده حسابدار شدن است ‏، برنامه‌ریزی خود را از کجا آغاز خواهید کرد؟ یا اگر گروه شما قصد بازسازی ساختار سازمانی شرکت را دارد‏، از کجا شروع می‌کنید؟‏
اکثر ما، برنامه‌های خود را از اول شروع و به پایان ختم می‌کنیم. اول، دوم و بعد از آن، چه ‌کارهایی باید انجام دهید؟ قبل از رفتن به مرحله بعدی، چه مراحل مهمی را باید پشت سر بگذارید؟ هر مرحله، در چه تاریخی باید به اتمام برسد؟ این یک مدل سه‌بعدی از هدف‌گذاری شخصی است که به‌خوبی جواب می‌دهد. زمانی هم که با قوانین طلایی تنظیم هدف ترکیب شود، فرمولی به دست خواهید آورد که با ایجاد انگیزه‏ به شما در پیشرفت هرچه سریع‌تر، کمک می‌کند.
این روش، برنامه‌ریزی از انتها، یا طراحی از آخر نام دارد، و معمولاً برای تحصیلات و تمرینات به کار می‌رود.
منصور درگاهی یک مشاور و برنامه‌ریز درباره این مدل از برنامه‌ریزی توضیح می‌دهد: «شما با هدف نهائی خود شروع می‌کنید و بعد از آنجا برای تکمیل برنامه خود به عقب برمی‌گردید. با شروع برنامه‌ریزی از آخر و نگاه به عقب، شما می‌توانید از لحاظ روحی آماده پیروزی شوید. مراحل مهمی که باید به آنها دست پیدا کنید و جاهایی از برنامه که نیاز به انرژی و خلاقیت بیشتری دارند را شناسایی کنید.
این فرآیند بیشتر شبیه به یک ارائه خوب است. زمانی که فرد ارائه‌کننده در آغاز، راه خود را مشخص می‌کند، همین‌طور که ارائه به جلو می‌رود، فهم مطلب و دنبال ‌کردن جریان، برای شما آسان می‌شود. اگر باید مطالب عمده را در همان زمانی که ارائه می‌شوند درک کنید، همه انرژی شما صرف هوشیار بودن می‌شود.»
اما فرآیند برنامه‌ریزی از آخر چگونه است؟ این مشاور و برنامه‌ریز پاسخ می‌دهد: «هدف نهائی خود را مکتوب کنید. دقیقاً یادداشت کنید که می‌خواهید در چه تاریخی به چه چیزی دست پیدا کنید؟ مثلاً در ابتدای سال 1408، من رئیس دانشگاه اصفهان خواهم بود.
از خود بپرسید که قبل از رسیدن به هدف اصلی، چه مراحل مهمی را باید پشت سر بگذارید و درواقع لازمه رسیدن به هدف نهائی شما چیست. دقیقاً برای رسیدن به هدف نهائی خود، در چه تاریخی چه‌کارهایی باید انجام دهید؟
مثلاً تا آخر مهر سال 1407 دوره مدیریت استراتژیک را با موفقیت به پایان رسانده‌ام.
کمی بیشتر به عقب برگردید. برای انجام موفقیت‌آمیز هدف دو تا مانده به آخر، چه ‌کارهایی لازم است؟ مثلاً تا اول فروردین سال 1406 درخواست خود را برای شرکت در دوره مدیریت استراتژیک ارائه می‌کنم و با خلاصه‌ای که از کارهای موفق مدیریتی خود ارسال می‌کنم در برنامه کارآموزی قبول می‌شوم.
باز هم به عقب برگردید. برای اطمینان از دستیابی به مورد سوم، چه‌ کارهایی باید انجام دهید؟ مثلاً تا آخر اسفند سال 1404 خود را برای مدیریت دانشکده علوم انسانی دانشگاه اصفهان کاندیدا خواهم کرد.
با همان روش، باز هم به عقب‌تر بروید تا اولین و نزدیک‌ترین مرحله مهم زندگی خود را پیدا کنید. مثلاً در آزمون دکتری سال 1400 در رشته مدیریت قبول خواهم شد.»
وی در تکمیل صحبت‌هایش می‌گوید: «وقتی برنامه‌ای که از آخر نوشته شده را می‌خوانید، خیلی با روش‌های قبلی تفاوتی نمی‌بینید، اگرچه که نوشتن برنامه‌ای از آخر بسیار متفاوت است. شما باید خود را مجبور کنید تا با نگاهی کلی، برنامه کامل را ببینید و کاستی‌هایی که ممکن بود یک برنامه سنتی و با ترتیب زمانی داشته باشد را در آن جبران کنید.
این روش به شما کمک می‌کند تا در طول راه، وقت خود را صرف فعالیت‌های غیرضروری و بی‌فایده نکنید. علاوه‌بر این، نقاط سخت و پرفشار برنامه را نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا بدانید کجای کار باید برای رسیدن به مرحله بعدی، خلاقیت خود را به کار بگیرید.»
چند دقیقه تلاش بیشتر
پیشنهاد می‌کنیم با خودتان عهد ببندید و روزانه حداقل ۱۰ صفحه کتاب بخوانید.
اگر سرعت مطالعه‌تان کم است یا هنوز از کتاب ‌خواندن لذت نمی‌برید، ۵ صفحه برای شروع انتخاب کنید.
۱۰ صفحه مطالعه در روز شما را از پا در نمی‌آورد، بلکه می‌تواند باعث بهبود شما بشود.
ما در مورد ۱۰ تا ۱۵ دقیقه، یا اگر سرعت مطالعه‌تان کم است ۱۵ تا ۳۰ دقیقه مطالعه ‌کردن صحبت می‌کنیم.
با این حساب، خواندن ۱۰ صفحه کتاب در روز، حدود ۳۶۵۰ صفحه در سال می‌شود که تقریباً برابر ۱۸ کتاب پیشرفت شخصی و بهبود فردی ۲۰۰ صفحه‌ای می‌شود!
اگر در ۱۲ ماه آینده، ۱۸ کتاب پیشرفت شخصی مطالعه کنید، آیا دانش، توانایی‌ها و میزان اعتماد به نفستان بیشتر نمی‌شود؟
حالا همین را تعمیم بدهید به حوزه‌های تخصصی‌تر. شک نکنید اگر از امروز شروع کنی، یک سال بعد حرفه‌ای‌تر از امروز خواهی بود.
یک قهرمان ورزشی دلایل موفقیت خود را چنین توصیف می‌کند: «بازیکنانی که ۵ دقیقه بیشتر از بقیه تمرین می‌کنند، آنهایی که تا دیروقت زیر باد و باران کار می‌کنند، برنده می‌شوند. استعداد من این بود. نه قدرت و نه سرعت، استقامت بزرگ‌ترین استعداد من بود. هرگز خسته نمی‌شدم.»
فراموش نکنید:
اگر بتوانید یک شخص یا یک چیز را کمی بیشتر درک کنید، روز موفقی خواهید داشت.
اگر بتوانید بر یک رفتار یا تفکر بد غلبه کنید و رفتار و تفکر بهتری را جایگزین ‌نمایید روز موفقی خواهید داشت.
اگر نسبت به خود و دیگران مهربان باشید، روز بهتری خواهید داشت.
اگر با وجود انجام ‌دادن ناقص کارها، خود را دوست داشته باشید، روز موفقی خواهید داشت.
اگر به‌خاطر برخوردار بودن از موهبت زندگی و یافتن فرصتی برای یاد گرفتن و رشد کردن خدا را شکر کنید و سپاسگزار باشید روز موفقی خواهید داشت.
دلایل طول ‌دادن کارها بیش از موعد
بیژن محمودی، روانشناس درباره تئوری محدودیت‌ها، این علل را جهت طولانی‌ شدن زمان انجام کارها نسبت به برآورد اولیه ذکر می‌کند: «قانون مورفی: اگر اتفاق بدی بتواند بیفتد حتماً رخ خواهد داد؛ آن هم در بدترین شرایط ممکن. اتفاقات بد حتماً مجال رخ ‌دادن پیدا می‌کنند، آن هم در لحظه‌ای که نباید رخ دهند.
قانون پارکینسون: کار تمام‌مدت در اختیار را پر می‌کند. به عبارتی به ‌اندازه‌ای که وقت هست کار به تعویق می‌افتد. اگر تا فردا وقت داریم چرا باید کار را امروز تمام کنیم؟
خودایمن‌سازی: افراد بیم دارند زودترین زمان تکمیل کار را گزارش کنند، چون استانداردهای بعدی مدیران بر همین مبنا شکل خواهد گرفت. اگر کار زود تمام شود بعداً همین توقع خواهد رفت، پس چرا برای خود زمان نخریم؟
باطوم رها شده: تحویل کار در زودترین زمان، لزوماً توسط پرسنل بعدی تحویل گرفته نخواهد شد، چون آمادگی لازم را ندارند. افراد به خود می‌گویند چرا مورد سرزنش دیگران قرار گیرند؟»
وی ادامه می‌دهد: «کارهای همزمان بیش از حد: این موضوع باعث افزایش مدت‌زمان انجام کار خواهد شد. انجام آشفته و همزمان کارها به‌ جای هم‌افزایی، کاهندگی عملکرد و افزایش بیش از موعد کار را در پی خواهد داشت.
گلوگاه‌های منابع: تأخیرات ممکن است به دلیل بحرانی ‌بودن منابع حادث شود. به عبارتی برخی مواقع پیش‌بینی‌های شما در رابطه ‌با منابع، فرآیندها، حمایت‌ها، فرصت‌ها و... اشتباه از آب در می‌آید.
سندروم دانشجویی: گرایش به عدم شروع تا زمانی که کاملاً مجبور نشویم در انسان‌ها وجود دارد. مانند بسیاری دانشجویان که تا آخرین دقایق انجام تکالیف را به تأخیر می‌اندازند.»
خطا در تصمیم‌گیری
چگونه در تصمیم‌گیری دچار خطا می‌شویم؟ مهناز ‌هاشمی یک مشاور توضیح می‌دهد: «این نظریه بیان می‌کند که وقتی ما از نظر احساسی در وضعیتی درگیر هستیم، تمایل بیشتری به تصمیم‌گیری احساسی داریم، بنابراین در این حالت، عوامل عقلانی و فکری کمترین اثر را در تصمیم‌گیری ما دارد. با استفاده از این اثر ممکن است که افراد دیگر بر تصمیمات ما اثرگذارند.
اثر اطمینان کاذب: اساساً ما در تصمیم‌گیری تمایل داریم تا نشانه‌ای برای اطمینان بیابیم، حتی اگر واقعاً احتمال گزینه‌ای که به ما عرضه می‌شود را نتوانیم درک کنیم.
اثر کمیابی: زمانی که ما می‌خواهیم چیزی را راحت‌تر به‌دست ‌آوریم و از اینکه فرصت را از دست دهیم ناراحت می‌شویم آنگاه این اثر ظاهر می‌شود، این اثر معمولاً در فروش تحت عنوان فروش لحظه آخر یا پیشنهادهای با زمان محدود مورداستفاده قرار می‌گیرد.»
این مشاور در ادامه می‌افزاید: «اعتبار منبع: تصمیم‌های ما می‌توانند به‌سادگی تحت‌تأثیر افراد دوست‌داشتنی، معتبر و جذاب قرار بگیرند، بنابراین، هنگامی که شخصی تلاش می‌کند تا شما را برای تغییر عقایدتان در تصمیم‌گیری متقاعد کند، مکث کنید و مطمئن شوید که شما فقط به‌واسطه جذابیت فیزیکی، اعتبار یا کشش شخصی او از مسیرتان منحرف نمی‌شوید.
معمای هزینه اضافی: این زمانی است که ما به سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی (از نظر زمانی، پولی یا...) در چیزی یا کاری پرداخته‌ایم و برای ما ناخوشایند است که از سرمایه‌گذاری‌مان دست بکشیم، هرچند که امکان ازدست‌ دادن چیزهای بیشتری در ادامه فرآیند وجود داشته باشد.»
اثر مرکب چیست؟
انتخاب‌های کوچک و هوشمندانه اگر با پیوستگی و پایداری همراه باشند در طول زمان می‌توانند تفاوت‌های بنیادین ایجاد کنند و پاداشی بزرگ به همراه داشته باشند و از یک جا به بعد، خروجی آن‌ها شتاب می‌گیرد و به‌سرعت رشد می‌کند.
اثر موجی می‌گوید: حوزه‌های مختلف در زندگی از یکدیگر مستقل نیستند و روی‌هم تأثیر می‌گذارند و این نکته‌ای است که ما معمولاً در تصمیم‌گیری و انتخاب‌هایمان کمتر به آن توجه می‌کنیم. مثلاً افزایش مصرف شیرینی شاید باعث شود که فرد بدخواب شود و صبح خسته از خواب بیدار شود و این خستگی باعث بدخُلقی شود و خُلق بد روی کیفیت فعالیت‌ها در محیط کار تأثیر بگذارد و بازخوردهای منفی همکاران دردسرهای دیگری بسازد و نهایتاً موج این اتفاقات خودش را به زندگی مشترک و برخورد با شریک عاطفی برساند؛ بنابراین عادت‌های کوچک را نباید به‌خاطر کوچک بودنشان کم‌اهمیت در نظر بگیریم. اثر این عادت‌ها نه‌تنها در طول زمان زیاد می‌شود، ‌بلکه گستره‌ آنها هم ‌افزایش پیدا می‌کند و تأثیرشان روی زوایای متعدد زندگی پدیدار می‌شود.
بسیاری از انتخاب‌های ما ناآگاهانه هستند. ما معمولاً در پی این هستیم که تصمیم بهتری بگیریم و انتخاب‌های بهتری داشته باشیم، اما شاید بسیاری از تصمیم‌هایی که قرار است به زندگی ما لطمه بزنند یا مانع موفقیت‌مان شوند، آن‌قدر ناخودآگاه گرفته شوند که اصلاً متوجه‌شان نشویم. هر روشی که باعث شود تصمیم‌ها و انتخاب‌های ما از سطح ناخودآگاه به لایه‌ آگاه ذهنمان برسند، می‌تواند مسیر ما را به سمت اهدافمان هموار کند.
شانس ترکیبی از آمادگی، نگرش، فرصت و اقدام است. در میان این چهار عامل، فرصت چیزی است که از اختیار ما خارج است و باید منتظر بنشینیم تا سر برسد، اما آمادگی وظیفه‌ ماست و باید برایش وقت بگذاریم. نگرش هم عاملی درونی است که خود ما در شکل‌گیری‌اش سهیم هستیم. طبیعتاً اقدام هم یک عمل آگاهانه و از سر اختیار است. بسیاری از افراد بدشانس یا به‌اندازه کافی برای یادگیری و توسعه فردی تلاش نکرده‌اند، یا باورهای مناسب و کارآمد نداشته‌اند و یا این‌که فرصت برایشان پیش ‌آمده، اما در زمان مناسب دست به اقدام نزده‌اند.
اگر قصد دارید عادتی را در خود تثبیت کنید یا رفتاری را در زندگی‌تان تغییر دهید، حتماً هر چیزی را که به آن حوزه مربوط می‌شود بنویسید و ثبت کنید.