نگاهی به ملزومات زندگی با برنامه برای کسب موفقیت بیشتر- بخش پایانی
گام‌های حساب شده با برنامه‌ریزی بر پلکان زندگی(گزارش روز)
گالیا توانگر
مدت‌هاست که یک آموزشگاه زبان سر کوچه‌شان افتتاح شده که خیلی هم قیمت مناسبی دارد. اما او به رغم اشتیاق به آموختن هر بار پیش خودش یک بهانه می‌آورد. دیگر از من گذشته! و یا وقت نمی‌کنم و یا از اداره می‌آیم ذهنم خسته است و... اما همکارش دوسالی می‌شود که همین کلاس‌ها را پیگیری می‌کند. این زبان‌آموزی برایش انگیزه شده وحتی توانسته کارهای ترجمه‌ای کوچک در کنار شغل اصلی اش بپذیرد. این روزها هر وقت مهمان خارجی محل کارشان می‌آید، همکارش به اتاق رئیس فرا خوانده می‌شود وهمه حسرت پشتکار او را می‌خورند.
خیلی‌ها تصور ذهنی شان این است که برنامه‌ریزی مو به مو فقط مختص مهمانی‌های بزرگ مثل عروسی، مسافرت و یا مراسم‌ها و مهمانی‌های ویژه است. هیچکس به ذهنش خطور نمی‌کند که برنامه‌ریزی روزانه تا چه حد می‌تواند در رشد و پیشرفت همه جانبه زندگی یک شهروند دخیل باشد؟! افراد زیادی از اهمیت برنامه‌ریزی برای رویدادها و اتفاقات مهم زندگی مطلعند، اما اندک شمارند کسانی که از اهمیت برنامه‌ریزی برای تمام زندگی خود آگاه باشند. گفته می‌شود که مردم اغلب برنامه‌ریزی نمی‌کنند که شکست بخورند، بلکه در برنامه‌ریزی کردن شکست می‌خورند. روشن است که راه انداختن یک مراسم عروسی یا مسافرت بدون برنامه‌ریزی تقریباً فاجعه آمیز است، اما در مورد کل زندگیتان چطور؟!
زندگی برنامه‌ریزی شده
به شما هدف می‌بخشد
عملاً سه راه پیش روی شماست: یا خودتان سبب روی دادن اتفاقات زندگی شوید یا کناری بایستید و روی دادن آن اتفاقات را نظاره‌گر باشید و یا از اتفاق افتادن آنها گیج و مبهوت بمانید. چنانچه بخواهید که هماهنگ و مطابق با امیال خود زندگی کنید باید در شمار آن گروه از افرادی باشید که خود سبب پیش آمدن رویدادها می‌شوند. بنابراین لزوما و باید برنامه‌ریزی کنید.
سارا ترابی یک مشاور می‌گوید: «زندگی برنامه‌ریزی شده، به شما جهت می‌دهد، برنامه‌ریزی این فرصت را در اختیارتان قرار می‌دهد که بدانید به کجا قرار است بروید و چطور باید به آن جا بروید؟ در غیراین صورت وقت خود را برای کارهایی بیهوده تلف خواهید کرد. برنامه زندگی برای شما مراحل رسیدن به رویاهایتان را به شما نشان خواهد داد. چنانچه تاکنون رویاهایتان برای شما غیرممکن و دست نیافتنی می‌نمود، شاید به این دلیل بوده است که شما هیچ طرح و برنامه‌ای برای رسیدن به آنها آماده نکرده اید. اگر زندگیتان را به شانس و اقبال واگذار کنید یا اجازه بدهید که دیگران زندگیتان را کنترل کنند، بی‌تردید ناامید و دلسرد خواهید شد. یک زندگی برنامه‌ریزی شده کنترل زندگی را در دستان شما قرارمی دهد و به شما آرامش می‌دهد. بدون برنامه دچار گیجی و سردرگمی خواهید شد که کجا بروید و روزهایتان را چطور بگذرانید؟ یک زندگی برنامه‌ریزی شده به شما هدف می‌بخشد. وقتی تصمیم می‌گیرید که روی برنامه زندگی کنید، یعنی قصد دارید هدفمند زندگی کنید و دیگر زندگی کردنتان، بودن خالی نیست.»
این مشاور درباره اهمیت زندگی برنامه‌ریزی شده ادامه می‌دهد:«شور و اشتیاق،حاصل یک زندگی برنامه‌ریزی شده است. تحقق پیشرونده یک هدف واقعا ارزشمند است. وقتی هدفی پیش روی خود داشته باشید، با شور و اشتیاق بیشتر زندگی می‌کنید. برنامه‌ریزی و هدفمند بودن در زندگی سبب می‌شود به همان شیوه‌ای که دوست دارید زندگی کنید با حداقل نیاز به دیگران؛در نتیجه خود را به تدریج قدرتمندتر می‌یابید.شکرگزار نعمت‌های خداوند باشید. شما ناظر فعال و آگاه هر آن چیزی خواهید بود که خدا به شما داده و برنامه‌ریزی برای زندگیتان نشان می‌دهد که به نعمات خدا احترام می‌گذارید. با برنامه ریزی، بصیرتی در ناخودآگاهتان می‌کارید ودر حقیقت ناخودآگاهتان را به خدمت می‌گیرید.آزادی و راحتی خیال، حاصل یک برنامه‌ریزی حساب شده است. چنانچه برای شکل دادن به سرنوشتتان آزادی طلب کنید، واقعا آزاد خواهید بود.»
کارهایی را که امروز می‌توانید انجام دهید
آدم تنبلی هستم و این روش ساده نشان می‌دهد که با تمام تنبلی چطور کارهای روزانه‌ام را کامل انجام می‌دهم و انباشته نمی‌شوند برای روز آخر!
این جملات را سعید یک دانشجو در وبلاگش نوشته است. وی برایمان می‌گوید: «همیشه نسبت به انجام و برنامه‌ریزی برای تمام کارهایم وسواس داشته‌ام و روش‌ها و متدهای مختلف را امتحان کرده ام. اما برای ۴ سال می‌شود که فقط از یک روش بسیار ساده استفاده می‌کنم، و بسیار خوب هم جواب داده و تمام کارهایم را به‌خوبی توانسته‌ام انجام بدهم و از انباشته شدن آنها جلوگیری کنم و همیشه به وقت باشم.»
این دانشجو در باب ریزه‌کاری شیوه برنامه‌ریزی روزانه‌اش توضیح می‌دهد: «بسیار ساده است، فقط یک قلم و کاغذ کار دارد. تعجب کردید؟ درست است به همین سادگی، دقیقا همان چیزهایی که از قدیم بوده اند؛ قبل از اینکه اسمارت فون‌ها، اپلیکیشن‌ها وبرنامه‌های کامپیوتری برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان شما بوجود بیایند.اولین قدم، برنامه‌ریزی برای یک روز کاری است. دقت کنید فقط برای یک روز کاری برنامه‌ریزی کنید و کارهایی که می‌توانید امروز کاملا انجام دهید را لیست کنید. اگر متوجه باشید نکته اینجا است که نباید لیست کارهایی را که باید امروز انجام دهید، تهیه کنید؛ بلکه لیست کارهایی را که می‌توانید امروزتمام و کمال انجام بدهید،لیست کنید.این روشی است که من برای چهار سال انجام داده ام و هیچ گاه به فکر تغییر دادن این متد نبوده ام، چون نتیجه خوبی از آن گرفته ام.»
وی در تکمیل صحبت هایش می‌گوید: «این روش را حتما یک بار انجام دهید، قول می‌دهم که نتیجه مثبتی بگیرید. این روش برای افرادی که در کارهایشان پراکندگی زیادی وجود دارد و همیشه از نداشتن نتیجه مثبت در روزهای کاریشان گله مند بوده‌اند، خوب است. اگر انجام دادید و موفق بودید این روش را برای دوستانتان هم که از این مشکل بی‌حوصله شده‌اند، پیشنهاد کنید. من هم ازچهار سال پیش تصمیم کبری به انجامش گرفته‌ام. این متد را به کسانی که از بی‌نظمی درکارهایشان به شدت خسته شده‌اند و در زمینه برنامه‌ریزی یک کلکسیون از روش‌های مختلف و برنامه‌های کامپیوتری و سرویس‌های آنلاین را امتحان کرده‌اند که هیچ نتیجه‌ای برایشان به همراه نداشته، شدیدا توصیه می‌کنم.»
یک دقیقه برنامه‌ریزی
ده دقیقه وقت صرفه‌جویی
افراد موفق می‌دانند که باید هر روزشان مفید و پربار باشد و به همین دلیل سعی می‌کنند از هر روزشان بیشترین استفاده ممکن را ببرند،چه در جهت رشد فردی و چه در جهت رشد کاری خود. ابزاری که برای انگیزه دادن به خودشان استفاده می‌کنند، برنامه روزانه شان است. وقتی عادت کنید که برای هر روزتان برنامه داشته باشید، روی کارها تمرکز بیشتری داشته و اولویت‌های آن روز را خوب می‌فهمید. با این روش احتمال انجام شدن کارها خیلی بیشتر است.
علی زینت خواه یک روانشناس در باب اهمیت برنامه‌ریزی روزانه و ضرورت تمرکز بر کارهایی که دراولویت قرار دارند، توضیح می‌دهد: «ربع ساعت ازهرشب را صرف برنامه‌ریزی برای روز آینده کنید.متخصصین می‌گویند یک دقیقه برنامه‌ریزی، در 10 دقیقه وقت شما در اجرای کار صرفه‌جویی می‌کند. اگر برای برنامه ریختن تا روز بعد صبر کنید، ممکن است خیلی اتفاقات بیفتد که فکرتان را منحرف کند و نتوانید روی برنامه تمرکز داشته باشید. وقتی از روز قبل برنامه‌تان را آماده داشته باشید، می‌توانید هر اتفاق دیگری که در طول روز افتاده را درنظر گرفته و به برنامه‌تان اضافه و کم کنید. همچنین وقتی شب قبل برنامه‌ریزی می‌کنید، باعث می‌شوید که ذهن ناخودآگاهتان در طول شب روی این برنامه‌ها کار کند و بعد که صبح بیدارشدید، می دانید که دقیقاً چه کار باید بکنید و دیگر وقتتان را برای اینکه ببینید چه باید بکنید یا نکنید؟هدر نمی‌دهید.»
وی ادامه می‌دهد:«یک لیست -به اصطلاح لیست مستر-تهیه کنید.این لیست از همه کارهایی که فکرش را بکنید تشکیل شده است.اگر کاری به فکرتان می‌رسد که لازم است انجام دهید، فوراً آن را در این لیست جای دهید.هیچ تعهدی به انجام همه کارهایی که در لیست مستر نوشته شده است ندارید. هدف این لیست این است که صرفاً کارهای مد نظرتان را فراموش نکنید. هر کار دیگری هم که در طول روز به ذهنتان می‌رسد را به این لیست اضافه کنید. در کنار این لیست باید یک لیست نیز از حتما‌های روزانه تهیه کنید.این لیست از کارهایی تشکیل شده که بالاترین اولویت را دارند و سنگین‌ترین نتیجه را در بر خواهند داشت، چه مثبت و چه منفی. برای تنظیم این لیست وقت بگذارید و خوب فکر کنید چون وقتی کاری وارد این لیست می‌شود باید تا آخر روز بعد بی‌بر و برگرد انجام شود. کارهایی که در این لیست نوشته می‌شوند به هیچ وجه نباید به تاخیر بیفتند چون باعث می‌شود که اینکار برایتان شکل عادت دربیاید و به اولویت‌های روزانه‌تان بی‌توجه شوید. این لیست باید کوتاه بوده و بیشتر از 6 مورد روی آن نوشته نشده باشد.»
این روانشناس در ادامه به ضرورت تهیه لیست سومی نیز اشاره دارد.وی درادامه می‌گوید: «یک لیست نیز از بایدهای روزانه تهیه کنید. این لیست شامل کارهایی می‌شود که باید در طول روز انجام دهید اما حتمی و لازم نیستند که بخواهید آنها را روی لیست حتماها قرار دهید. این کارها را باید بعد از اتمام کارهای نوشته شده در لیست حتماها به انجام برسانید.»
استثنائات در برنامه‌ریزی روزانه
زینت خواه در تکمیل صحبت هایش به بیان استثناها در برنامه روزانه پرداخته و می‌گوید:«ساعت‌های خاصی در روز هستند که به یک ملاقات خاص تعلق دارند. وقتی قراری با کسی می‌گذارید حتماً آن را روی تقویم خود یادداشت کنید و بعد آن قرارها را به برنامه روزانه‌تان منتقل کنید. خیلی از کارهای قید شده در لیست روزانه‌تان هستند که می‌توانید انجام آنها را به دیگران واگذار کنید. افراد موفق می‌دانند که نمی‌توانند همه کارهایشان را شخصاً تمام کنند و همیشه خیلی از کارهایشان را به کسانی می‌سپارند که انجام دهند. اگر می‌بینید که چند روز پشت سر هم کارهایتان را نیمه تمام می‌گذارید و به روز بعد معوق می‌کنید آنوقت باید از خودتان بپرسید چرا آن روز اول این کار در لیست‌تان بوده است و چه ارزشی در زندگیتان دارد؟ تا می‌توانید نباید بیشتر از سه روز کاری را به تاخیر بیندازید. معمولاً چیزی که از خیلی برنامه‌ریزی‌ها جا می‌ماند تنظیم ساعتی برای خوردن غذاست. این مسئله اهمیت زیادی دارد، اول به این دلیل که در پولتان صرفه جویی کرده و برای غذاخوردن بیرون نمی‌روید، و دوم اینکه برای سلامتی‌تان بهتر است. خیلی از افراد موفق برای صرفه جویی در وقت به رستوران‌های فست فود می‌روند و وضعیت سلامتی‌شان هم وخیم است. یادتان باشد، مدیریت زمان، مدیریت زندگی است و بالاترین اولویت زندگی، خودتان هستید.»
وی به عنوان آخرین توصیه می‌گوید:«اعلان‌های بسیاری اطراف مرورگر پرسه می‌زنند؛ ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی، پیغام‌رسان‌ها و بسیاری نمونه‌های دیگر که با اطلاع‌رسانی‌های غیرفوری و غیرضروری خود به صورت دائم موجب پرت شدن حواس و از بین رفتن تمرکز و زمان شما می‌شوند. نوتیفیکیشن‌ها را خاموش (غیرفعال) کنید. تنها زمانی به چک کردن ایمیل‌ها بپردازید که از قبل زمانی را برای سر و کله زدن با ایمیل‌ها در نظر گرفته باشید. تنها زمانی به سراغ شبکه‌های اجتماعی بروید که زمان مشخصی برای یادگیری مسائل جدید یا سرگرمی در اختیار داشته باشید. این استراتژی را در گوشی موبایل خود نیز به همین شکل به اجرا درآورده و سرویس نوتیفیکیشن‌ها را در هنگام تمرکز بر یک فعالیت خاص، خاموش کنید.»