برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای داشتن بهره‌وری در سال جدید-بخش نخست
گام به گام دریافت موفقیت با احتسـاب ثانیه‌هـا
انیشتین می‌گوید: «اگر مردم قدر زمان را می‌دانستند، هیچ وقت کفش بنددار نمی‌پوشیدند!»
سود یک برنامه‌ریزی خوب، بسیار فراوان است. تخمین زده می‌شود هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌شود، 10 دقیقه از زمان اجرا می‌کاهد. به عبارت دیگر، سرمایه‌گذاری شما در برنامه‌ریزی، 100 درصد بازدهی روی زمان و انرژی‌ای که می‌گذارید، به شما برمی‌گرداند.
هیچ نظمی را در هیچ سیستمی در هیچ کجای دنیا پیدا نخواهید کرد که بدون تهیه و استفاده از لیست وجود داشته باشد. شما نمی‌توانید تمام کارها را در ذهنتان نگه دارید و همیشه یادتان بماند.
در کل 4 نوع لیست نیاز دارید:
برنامه زمانی شخصی: برای تمام سال، ماه، هفته و البته روزها. شما باید مشخص کنید در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید تا به اهداف سالانه‌تان برسید؟
کارهایی که باید انجام شوند: کارهایی که باید به ترتیب ماهانه، هفتگی، سالانه انجام شوند.
ترتیب مهم است. برنامه هفتگی، ماهانه و سالانه‌تان برای اهداف کاری‌تان کدام‌اند؟
تماس‌ها: فقط افرادی را که باید با آنها تماس بگیرید، نه دفترچه تلفن! لیست تمام افرادی که در طول هفته، ماه یا سال با آنها باید در تماس باشید یک جا یادداشت داشته باشید.
گفتنی‌ها: این یکی برای گفتنی‌هایی است که شما می‌خواهید به افرادی که در روز می‌بینید بگویید و باید لیست کنید تا بدانید به هر کسی چه چیزی و چه زمانی از روز باید بگویید تا یادتان نرود؟ این تکنیک تهیه لیست استفاده فوق‌العاده زیادی برای شما خواهد داشت. افراد موفق جهان بی‌شک از لیست‌ها استفاده می‌کنند تا زمان‌شان را مدیریت کنند. از طرفی این گفته را فراموش نکنید: «اگر شما لیستی ندارید، بی‌شک پول زیادی هم به دست نمی‌آورید.»
اولویت‌بندی در برنامه
چرا هدف‌ها و برنامه‌ریزی‌های سال نو معمولا عملی نمی‌شوند؟
چون این هدف‌ها از جنس اضافه کردن هستند. الگوی اصلی برنامه‌ریزی باید حذف و اضافه باشد.
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌ها باشد. گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم؟ یا کدام را در اولویت قرار دهیم؟
فرشته رستمیان یک دانشجو به گزارشگر کیهان می‌گوید: «من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه تحصیل و همین‌طور کسب تجربه، کار هم می‌کنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت‌بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضائی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.»
احمد نیکان یک مدیر سازمانی درباره چالش پیش‌روی خود برای مدیریت زمان می‌گوید: «می‌خواهم جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کنم. اصرار دارم که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشم. علاقه‌مندم برای همسر و فرزندانم وقت بگذارم و از سوی دیگر، از دانش و فناوری روز هم عقب نمانم. چطور اولویت‌بندی داشته باشم؟»
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای (ترس) تصمیم‌گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب‌بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
مهرداد پورفخری، مشاور برنامه‌ریزی شغلی برایمان توضیح می‌دهد:«برفرض، یازده مورد کار را می‌خواهید در طول روز انجام دهید که در هشت مورد آن دقیقاً می‌دانید چقدر وقت باید صرف کنید؟ سعی کنید در ابتدا به انجام موارد معین، مطمئن و قابل اجرا دست بزنید، آن هم به ترتیب ضرورت (از ضروری‌ترین به معمولی) و زمان‌بری (از کوتاه‌ترین به طولانی‌ترین)؛ زیرا توانایی بر انجام این کارها احساس خوبی به شما می‌دهد و این خود انگیزه‌ای قوی برای دست زدن به کارهای سخت تر می‌شود.»
وی تاکید دارد: «انجام کارهای سخت باید همراه با لذت باشد، نه اینکه به خاطر دشواریشان کنار گذاشته شوند و یا انجام شده تلقی شوند.»
چرا وقت کم می‌آوریم؟
این روزها شاید شلوغ‌ترین روزهایی باشد که آدم‌ها در تاریخ تجربه می‌کنند. همزمان باید اضافه‌کاری کنیم، درس و دانشگاه‌مان را پیش ببریم، به تربیت فرزندان‌مان برسیم و برای همسر خود وقت بگذاریم.»
خاتون امیرنژاد، کارشناس ارشد جامعه‌شناسی توضیح می‌دهد: «قبل‌ترها این همه نقش یک‌جا بر دوش آدم گذاشته نمی‌شد یا اینکه انتظار نمی‌رفت همزمان در همه آن نقش‌ها نمره ۲۰ بگیرند. در نهایت نیز با دلهره ده‌ها کارِ نکرده سر روی بالش می‌گذاریم. کارها را فهرست می‌کنیم و هیچ‌وقت موفق نمی‌شویم تعداد آنها را صفر کنیم. امروزه آدم‌های خیلی بیشتری نقش‌های اجتماعی ترکیبی دارند، یعنی همزمان همسر و والد و کارمندند و شبانه‌روز می‌کوشند تا از پس آنها برآیند.»
این دانش‌آموخته جامعه‌شناسی در ادامه به پاره‌ای مشغله‌های جدید که زمان ما را می‌مکند، اشاره کرده و می‌گوید: «سرشلوغی بی‌انتهای امروزِ ما، منبع دیگری هم دارد: مشغله‌هایِ جدیدی که دائم با آنها سر و کار داریم، اما اساساً کار به شمار نمی‌روند. جواب دادن به آدم‌ها در شبکه‌های اجتماعی، سرچ کردن درباره همه چیز و سر وکله زدن با قسمت ثبت‌نام در اپلیکیشن‌ها. این کارها یک دقیقه از زمان‌تان را اینجا و پنج دقیقه از وقت فراغت‌تان را آنجا می‌مکند و تا به خودتان می‌آیید، می‌بینید یک ساعت از روزتان را از دست داده‌اید.»
وی در ادامه متذکر می‌شود: «خرید اینترنتی در بسیاری از موارد مصداق کاملی از این کار پنهان است. مثلاً می‌خواهید یک چراغ مطالعه بخرید. به جای اینکه به مغازه بروید و کار را تمام کنید، ساعت‌ها بین مدل‌های مختلف می‌چرخید، نظرات بقیه را می‌خوانید و بعید نیست بعد از خرید هم کلی وقت صرف تعویض یا پس دادن آن کنید.
افزایش تعداد مشغله‌های روزمره نقش اصلی را در احساس فرسودگی و سر شلوغی ما دارد. راه‌حل ساده اما مؤثر این است که کارهایتان را اولویت‌بندی کنید؛ آنهائی که فوری، ضروری و مهم هستند را طبق برنامه انجام بدهید و بقیه را بگذارید برای هر وقت که حال و حوصله‌اش را داشتید. کافی است هر روز نگاهی به فهرست‌تان بیندازید و بگویید: خب، امروز این یکی را انجام می‌دهم، ولی فقط همین یکی!»
برنامه‌ریزی معکوس
یکی از کاربردی‌ترین سبک‌های برنامه‌ریزی، سبک برنامه‌ریزی معکوس است.
میثاق اشتری یک مشاور و برنامه‌ریز روش این برنامه‌ریزی را این‌گونه برایمان تبیین می‌کند:
۱- از خودت بپرس ده سال بعد می‌خواهی کجا باشی؟
۲- پنج سال آینده برای رسیدن به آن هدف ده ساله‌ای که تعیین کردی چه کارهایی باید انجام بدهی؟
۳- امسال باید روی چه کارهایی تمرکز کنی؟
۴- برای رسیدن به هدف امسالت، چه کارهایی باید در این ماه انجام بدهی؟
۵- این هفته چه کارهایی تو را به هدف یک ماهه‌‌ات نزدیک‌تر می‌کند؟
6- تنها کاری که امروز باید انجام بدهی چیست؟ همین یک قدم را بردار.
وی متذکر می‌شود: «به یاد داشته باشید، موفقیت‌های بزرگ یکباره به‌دست نمی‌آیند، عادت‌های روزانه شماست که نتایج بزرگ را می‌سازد.»
نکاتی درباره اصول برنامه‌ریزی کارآمد زمانی را به یاد داشته باشید:
هرچه توانایی شما در تاثیرگذاری بر برنامه‌های دیگران بیشتر باشد، احتمال سازمان‌یافتگی شما بیشتر و بهتر است.
تا آنجا می‌توانید برنامه‌های خود را فراگیر تنظیم کنید.
همواره بدانید که کجایید، به کجا می‌خواهید بروید؟ به نحوی که هر کسی بتواند برنامه‌اش را با شما تنظیم کند. این مسئله باعث می‌شود که دیگران به ویژه همکارانتان روی شما حساب باز کنند.
در برنامه‌ریزی روزانه خود ساعاتی را خالی بگذارید و برنامه‌های آینده نزدیکتان را جز به جز و دقیق تعیین کنید و به هنگام تنظیم برنامه با اشخاص پر مشغله، حق انتخاب به آنها بدهید.
اگر این نکات ساده را رعایت کنید وقتی هفته کاری خود را مرور می‌کنید از عملکرد خود احساس رضایت خواهید کرد.
ارتباط میان رژیم غذایی و بهره‌وری
احتمالاً در نقطه‌ای از زندگی خود این جمله را شنیده‌اید که «شما همان چیزی هستید که می‌خورید!» قطعاً منطقی پشت پندهای قدیمی نهفته است که موجب پایداری آنها شده است. خوردن بیش از حد و یا مصرف غذاهای اشتباه در طول روز می‌تواند شدیداً به بهره‌وری ما آسیب برساند و ارتباط میان رژیم غذایی و خروجی کار ما بسیار عمیق است.
زیبا غزاله یک مشاور تغذیه تاکید دارد: «کربوهیدرات‌ها بهره‌وری را می‌کُشند. کربوهیدرات‌ها ارتباط مستقیم با سطوح انسولین دارند و می‌توانند تأثیری ویرانگر بر روی ذخایر انرژی روزانه داشته باشند. غذاهای غنی از کربوهیدرات باعث تولید مقادیر بالایی انسولین می‌شوند که این می‌تواند باعث کاهش سرعت و بهره وری در طول روز شود.»
این کارشناس تغذیه سطح پایین قندخون را به اندازه سطح بالای قند در کاهش بهره‌وری روزانه مقصر دانسته و می‌گوید:«سطح پایین قند خون برابر است با سطح پایین خودکنترلی. سطوح گلوکز شیوه دیگر توصیف قند خون است. گلوکز انرژی لازم برای تقریباً تمامی فعالیت‌های مغز را فراهم می‌کند و ممکن است که خودکنترلی، به عنوان یک فرآیند بسیار پیچیده فعالیت‌های مغزی، وابسته به گلوکز باشد. به عبارت دیگر، قند خون پایین منجر به قدرت اراده پایین‌تر و کاهش توانایی برای ادامه کار و انجام آن به بهترین نحو می‌گردد.»
وی در تکمیل صحبت‌هایش می‌گوید: «عادات رژیم غذایی تأثیری مستقیم بر چرخه‌های خواب دارند. بدن ما تحت کنترل چیزی به نام ریتم‌های شبانه‌روزی قرار دارد که به ما دیکته می‌کند چه زمان باید احساس خستگی کنیم، چه زمان نیاز به خواب داریم، و چه زمان بیشترین هوشیاری را در طول روز داریم.
شیوه غذا خوردن به شدت می‌تواند ریتم‌های شبانه‌روزی بدن را تحت تأثیر قرار داده و نهایتاً باعث شوند زمانی که نمی‌خواهید احساس خستگی کنید، خسته باشید.
متخصصین توصیه می‌کنند از خوردن بیش از حد در طول عصر و شب اجتناب کنید. همچنین از خوردن غذاهای چرب به هنگام انجام کارهای فکری شدید بر حذر باشید و مفصل‌ترین وعدۀ غذایی‌تان را در صبح میل کنید، زیرا بدن تمام آن انرژی را برای روزِ پیشِ رو نیاز دارد.